Yksityisyytesi suojaaminen

International Pen Friendsin (IPF) tavoitteena on aina ollut tarjota jäsenilleen korkealaatuista palvelua. Siihen kuuluu heidän yksityisyytensä ja henkilökohtaisten tietojensa suojaaminen sekä verkossa että sen ulkopuolella.

Tämä asiakirja tarjoaa tietoa siitä, kuinka IPF kerää, käyttää ja luovuttaa henkilökohtaisia tietojasi.

International Pen Friends (IPF)®

International Pen Friends tarjoaa kirjeystäväpalveluita jäsenilleen ympäri maailman. Sen perusti Neil O'Donnell vuonna 1967 Dublinissa, Irlannissa. Helmikuun 1. päivänä 2001 Neilin jäätyä eläkkeelle IPF:n päätoimisto siirrettiin Australiaan ja Julie Delbridgestä tuli IPF:n toimitusjohtaja. IPF on yksityisomistuksessa ja rekisteröity Australiassa, ABN 80 070 592 343. International Pen Friends (IPF)® on rekisteröity tavaramerkki.

Kuinka keräämme henkilökohtaisia tietojasi

International Pen Friends kerää henkilökohtaisia tietojasi seuraavilla tavoilla:

• suoraan sinulta, kun täytät liittymislomakkeen, tai annat tietoja sähköpostitse tai kirjeitse, tai kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi meille verkkosivustojemme kautta.

IPF:llä on kansainvälinen edustajaverkosto, joka on vastuussa kirjeystäväpalvelumme markkinoinnista ja uusien jäsenten hankinnasta. Edustajat välittävät hankkimiensa jäsenten antamat tiedot IPF:n päätoimistoon Australiaan, jossa kaikki liittymislomakkeet käsitellään ja tiedot tallennetaan tietokantaan.

Jäsentemme turvallisuuden ja heidän henkilökohtaisten tietojensa suojaamiseksi IPF:n päätoimiston tietokanta ei ole yhteydessä internetiin. Myöskään IPF:n edustajilla ei ole pääsyä kyseiseen tietokantaan. Kaikkia klubimme edustajia on ohjeistettu suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä ja heidän henkilökohtaisia tietojaan. Ota yhteyttä päätoimistoomme, jos haluat varmistaa, että edustaja, jonka kanssa olet tekemisissä, on aito rekisteröity IPF:n edustaja.

Kuinka käytämme henkilökohtaisia tietojasi

IPF kerää antamiasi tietoja kysymyksiisi vastaamista ja liittymislomakkeesi käsittelyä varten, jotta voimme tarjota sinulle kirjeystäviä sekä muita pyytämiäsi palveluita. Pyydettyjen tietojen antaminen on vapaaehtoista. Jos kuitenkin päätät olla antamatta meille pyytämiämme tietoja, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle haluamiasi palveluita.

Kirjeystäväpalvelumme toimii kahdessa osassa:

1. Liityttyäsi IPF:n jäseneksi, lähetämme sinulle 4-12 ikäsi ja harrastustesi perusteella valitsemamme jäsenen osoitteet. Koska IPF on kirjeystäväpalvelu, ei kumppanin etsintää varten, ainoat pyytämämme tiedot näkyvät liittymislomakkeella. Emme valitse kirjeystäviä tarkempien henkilökohtaisten tietojen perusteella. Pyrimme aina löytämään sinulle kirjeystäviä valitsemistasi maista, mutta ellemme pysty toteuttamaan toiveitasi, annamme sinulle osoitteita muista maista.

   Osoitelistallasi olevien osoitteiden määrä riippuu valitsemastasi palvelusta. Esimerkiksi palvelumme nuorisoryhmille sisältää 4 osoitetta; C5-palvelumme aikuisille sisältää 12 osoitetta. Saatamme antaa sinulle myös joitakin ylimääräisiä osoitteita, jotta saisit mahdollisuuden saada enemmän kirjeystäviä.

2. 12 kuukauden jäsenyytesi aikana osoitteesi välitetään myös 10-14 jäsenelle, joiden osoitteet eivät ole saamallasi osoitelistalla. Se, kuinka monelle jäsenelle osoitteesi välitetään, riippuu valitsemastasi palvelusta. Esimerkiksi nuorisoryhmille tarkoitettuun palveluumme liittyneiden jäsenten osoitteet välitetään 10 jäsenelle. Muiden palveluiden tapauksessa osoite välitetään 14 jäsenelle. Saatamme antaa osoitteesi myös muutamalle ylimääräiselle jäsenelle tarjotaksemme sinulle mahdollisuuden saada ylimääräisiä kirjeystäviä.

Kirjeystäväpalvelumme yhteydessä luovutamme tietojasi vain niille jäsenillemme, joille välitämme osoitteesi, kuten edellä mainitaan. Ainoat tiedot, jotka luovutamme kyseisille jäsenille, ovat nimesi, osoitteesi, sukupuolesi, valitsemasi kielet sekä kiinnostuksesi postimerkkien keräilyä kohtaan, jos olet ilmoittanut sen yhdeksi harrastuksistasi. Nämä ovat myös ainoat tiedot, jotka saat jäsenistä, joiden osoitteet annamme sinulle.

Tällä hetkellä emme sisällytä jäsenten sähköpostiosoitteita osoitelistoille, mutta saatamme tarjota tämän mahdollisuuden tulevaisuudessa.

Pyydämme kaikkia jäseniämme olemaan luovuttamatta muiden jäsenten tietoja ulkopuolisille. Osoitelistoilla olevien tietojen jakaminen, luovuttaminen ja myyminen on ehdottomasti kiellettyä, ja kieltoa rikkova jäsen erotetaan klubistamme pysyvästi.

Palvelujemme tarjoamista tai parantamista varten saatamme luovuttaa tietojasi IPF:n ulkopuolisille organisaatioille, esimerkiksi ohjelmistojen asennus- ja ylläpitopalveluille. IPF tekee sopimuksia vain hyvämaineisten organisaatioiden kanssa, jotka ovat sitoutuneet yksityisyyden suojaamiseen.

Saatamme myös käyttää tietojasi lähettääksemme sinulle ajoittain tietoa tuotteistamme ja palveluistamme, tai muiden hyvämaineisten organisaatioiden tuotteista tai palveluista, jotka liittyvät kirjeenvaihtoharrastukseen ja joista saattaisit olla kiinnostunut. Toimisimme näin vasta huolellisen harkinnan jälkeen. IPF ei "pommita" asiakkaitaan sähköpostiviesteillä. Jos et halua meidän ottavan sinuun yhteyttä markkinointitarkoituksessa, ilmoita siitä meille.

IPF ei vuokraa tai myy jäsentietokantaansa tai vastaanottamiaan henkilökohtaisia tietoja muille organisaatioille. Jos tällaista joskus harkittaisiin, IPF ottaisi ensin sinuun yhteyttä ja antaisi sinulle mahdollisuuden kieltäytyä.

Henkilökohtaisten tietojesi suojaaminen

Henkilökohtaisten tietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, hakkeroinnilta ja tietomurroilta IPF:n jäsentietokanta sijaitsee tietokoneella, joka ei ole yhteydessä internetiin. Ainoat henkilöt, joilla on pääsy IPF:n jäsentietokantaan, kuuluvat päätoimiston henkilökuntaan.

Johtuen palvelumme luonteesta, eli siitä, että välitämme henkilöiden nimi- ja osoitetietoja toisille henkilöille, odotamme, että he käyttävät saamiaan tietoja vastuullisesti ja vain siihen tarkoitukseen mihin ne on annettu, eli kirjeenvaihtoon. Tämä vaikuttaa tietosuojakäytäntöömme siten, että pidämme kirjaa osoitetietojen välittämisestä, ja meidän on lain mukaan toimitettava tiedot viranomaisille, jos ilmenee tilanne, jossa viranomainen niitä virallisesti pyytää (ja asianmukaisia menettelytapoja noudatetaan). Lisäksi emme tietosuoja- ja oikeellisuus- sekä oikeudellisista syistä muuta jäsentietokantaamme tehtyjen merkintöjen historiaa, eli emme poista pysyvästi tietueita ja/tai henkilötietoja tietokannastamme.

Jäsen voi milloin tahansa ilmoittaa meille, että hän haluaa irtisanoa jäsenyytensä, tai voimme erottaa jäsenen sopimattoman käytöksen vuoksi. Molemmissa tapauksissa jäsenen osoitetta ei välitetä muille jäsenille irtisanomisen jälkeen. Emme myöskään välitä irtisanoutuneen tai irtisanotun jäsenen osoitetta kenellekään mistään syystä, emmekä ota jäseneen uudelleen yhteyttä markkinointitarkoituksessa. Kuitenkin jäsenen, jonka jäsenyys on päättynyt, tiedot sekä tiedot siitä, ketkä valitsimme hänen kirjeystävikseen, säilytetään tietokannassamme niin kauan kuin meidän on lain mukaan niitä säilytettävä. Tämä on turvatoimi, koska se estää ihmisiä liittymästä IPF:iin epäasiallisista syistä ja pyytämään meitä myöhemmin poistamaan omat tietonsa tietokannastamme voidakseen pakoilla oikeudellista vastuutaan.

Jäsenmaksun hyvitys

Tietojen oikeellisuus- ja turvallisuussyistä jäsenyyttä ei voi siirtää toiselle henkilölle eikä jäsenmaksua hyvitetä sen jälkeen, kun liittymislomake on käsitelty ja osoitelista on toimitettu. Jos osoitelistaa ei ole toimitettu, pidätämme oikeuden vähentää jäsenmaksusta kaikki palautukseen liittyvät kulut (tämä ei koske tapauksia, joissa osoitelistaa ei ole voitu toimittaa IPF:stä johtuvista syistä). Tähän hyvityskäytäntöön saattaa liittyä poikkeuksia, lue alla oleva Henkilötietojen oikeellisuus -osio.

Henkilötietojen oikeellisuus

Jotta voisimme tarjota kaikille jäsenillemme turvallisen kirjeystäväpalvelun, odotamme, että liittymislomakkeella annetut tiedot ovat oikeellisia, erityisesti koskien nimeä (etu- ja sukunimi), osoitetta ja syntymävuotta.

Liittyminen nimimerkillä, valenimellä, väärällä henkilöllisyydellä ja esiintyminen toisena henkilönä ei ole hyväksyttyä.

Jos jollakulla on pätevä syy liittyä IPF:iin muulla kuin oikealla henkilöllisyydellään, hänen tulee ottaa meihin yhteyttä asiasta ennen liittymistä. Varaamme aina oikeuden olla hyväksymättä henkilöä jäseneksi tai irtisanoa jäsenyys, jos uskomme sen olevan jäsentemme ja tarjoamamme palvelun edun mukaista.

Ellemme nimenomaisesti ole suostuneet siihen, että henkilö liittyy jäseneksi muulla kuin omalla nimellään ja henkilöllisyydellään, jokaisen, jonka todetaan liittyneen IPF:iin väärällä henkilöllisyydellä (mukaan lukien väärän syntymävuoden ilmoittaminen), jäsenyys irtisanotaan ja/tai hänet erotetaan pysyvästi.

Jäsenyyttä ei voi siirtää toiselle henkilölle, eikä jäsenyyttä voi siirtää väärältä henkilöllisyydeltä henkilön todelliselle henkilöllisyydelle. Jäsenyyden aikana saatujen muiden jäsenten osoitetietojen jakaminen, myyminen ja antaminen ulkopuolisille on ehdottomasti kielletty.

Pidätämme oikeuden pyytää asiakkaitamme vahvistamaan, että heidän liittymislomakkeellaan antamansa tiedot ovat oikein, joko ennen liittymislomakkeen käsittelyä tai milloin tahansa heidän jäsenyytensä aikana. Vahvistus oikean henkilöllisyyden käyttämisestä on laillisesti sitova. Huom.! Emme koskaan pyydä minkäänlaisia arkaluontoisia ja/tai luottamuksellisia tietoja, kuten tilinumeroita, henkilötunnuksia, luottokorttien numeroita jne.

Asian vakavuuden huomioon ottaen, jos meille ei pyytäessämme anneta vahvistusta liittymislomakkeen tietojen oikeellisuudesta tavalla, johon olemme tyytyväisiä ja/tai meillä on syytä uskoa, että meille ei ole ilmoitettu oikeaa henkilöllisyyttä, hyvitämme jäsenmaksun (varaamme oikeuden vähentää hyvitykseen liittyvät kulut), jos osoitelistaa ei ole toimitettu (katso poikkeus alla olevasta kappaleesta). Jos osoitelista on toimitettu, irtisanomme jäsenyyden eikä jäsenmaksua palauteta. Kummassakaan tapauksessa jäsenyyttä ei voida palauttaa tai uusia myöhemmin, ellemme ole saaneet vahvistusta tietojen oikeellisuudesta. Saatamme myös pyytää henkilöllisyydestä jonkinlaista todistusta, joka ei sisällä minkäänlaisia arkaluonteisia ja/tai luottamuksellisia tietoja. Jos jäsenyys on aiemmin irtisanottu pysyvästi, sitä ei voida milloinkaan uusia.

Jäsenmaksua ei myöskään palauteta siinä tapauksessa, että liittymislomakkeella meille annetut tiedot voidaan osoittaa vääriksi ennen osoitelistan toimittamista. Tällöin henkilöä pyydetään olemaan liittymättä IPF:iin enää tulevaisuudessa.

Pidätämme oikeuden raportoida asianmukaisille viranomaisille valheellisen henkilöllisyyden käyttäjästä, mikäli uskomme tilanteen oikeuttavan tällaisen toiminnan.

Auta meitä pitämään tietomme ajan tasalla

Käytämme kaikkia kohtuullisia keinoja varmistaaksemme, että keräämämme, käyttämämme ja luovuttamamme tiedot ovat virheettömiä ja ajan tasalla. Hallussamme olevien tietojen tarkkuus riippuu kuitenkin suurelta osin sinulta saamistamme tiedoista. Siksi toivomme, että:

• ilmoitat meille heti, jos henkilötiedoissasi on virheitä
• pidät meidät ajan tasalla henkilötiedoissasi kuten nimessäsi ja osoitteessasi tapahtuneista muutoksista
• ilmoitat meille, jos sinulla on jo tarpeeksi kirjeystäviä etkä halua, että osoitettasi välitetään enää jäsenillemme

Voit tarkistaa omat tietosi

Sinulla on oikeus tarkistaa hallussamme olevat henkilökohtaiset tietosi lain suomin poikkeuksin. Jos haluat tarkistaa tietosi, ilmoita siitä meille. Saatat joutua esittämään pyyntösi kirjallisesti turvallisuussyistä. (IPF varaa oikeuden periä maksun tietojesi etsimisestä ja tarkistusmahdollisuuden tarjoamisesta riippuen tilanteesta.)

Kuinka ottaa meihin yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöömme, ota yhteyttä sähköpostitse päätoimistoomme admin@ipf.net.au kertoen nimesi, osoitteesi ja jäsennumerosi (jos olet jäsenemme). Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa osoitteeseen:

International Pen Friends

P.O.Box 430

Paynesville, VIC 3880

Australia

Kaikki viestintä päätoimistomme kanssa tulee olla englanniksi.